VeriFactu ya tiene nuevas fechas oficiales. Descubre cómo afecta a tu empresa y evita que la adaptación se convierta en un problema.
Durante los últimos meses, VeriFactu se ha convertido en uno de los términos más buscados por empresas y autónomos. Sin embargo, también es uno de los que genera más dudas.
¿Es obligatorio enviar las facturas a Hacienda? ¿Tengo que cambiar de ERP? ¿Cuándo entra realmente en vigor? ¿Qué ocurre si mi software no cumple la normativa? ¿Es lo mismo que la factura electrónica?
Si tú también te haces alguna de estas preguntas, esta guía te ayudará a entender qué cambia realmente con la nueva normativa y cómo preparar tu empresa con tiempo.
¿Qué es VeriFactu?
Lo primero que conviene aclarar es un error muy extendido.
VeriFactu no es una ley independiente ni una nueva aplicación de Hacienda.
VeriFactu es una de las modalidades previstas dentro del Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
El objetivo de esta normativa es garantizar que los programas de facturación utilizados por empresas y profesionales:
- No permitan modificar o eliminar facturas sin dejar rastro.
- Garanticen la integridad de la información.
- Mantengan una trazabilidad completa de todas las operaciones.
- Conserven los registros de forma segura.
- Eviten el uso de software de doble uso destinado a ocultar ventas o alterar la contabilidad.
En definitiva, la Agencia Tributaria quiere asegurar que las facturas emitidas sean auténticas, trazables e inalterables.
¿Qué pretende conseguir Hacienda con VeriFactu?
La Agencia Tributaria persigue varios objetivos:
- Reducir el fraude fiscal.
- Eliminar los programas que permiten borrar ventas.
- Facilitar las comprobaciones tributarias.
- Mejorar la calidad de la información fiscal.
- Impulsar la digitalización de las empresas españolas.
Aunque inicialmente muchas empresas lo perciben como una obligación más, la realidad es que disponer de un software moderno y adaptado también mejora la eficiencia interna y reduce errores administrativos.
¿VeriFactu es obligatorio?
Aquí aparece una de las mayores confusiones.
Lo obligatorio no es utilizar VeriFactu.
Lo obligatorio es utilizar un Sistema Informático de Facturación (SIF) que cumpla los requisitos establecidos por el Reglamento.
Ese sistema podrá funcionar de dos maneras.
1. Modalidad VeriFactu
El programa remite automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitir cada factura.
La factura incorpora una referencia indicando que ha sido emitida mediante el sistema VeriFactu.
Esta modalidad simplifica las comprobaciones por parte de Hacienda y aporta una mayor seguridad jurídica.
2. Modalidad NO VeriFactu
La empresa conserva los registros en sus propios sistemas.
No existe envío automático de la información a la Agencia Tributaria, pero el software debe cumplir exactamente los mismos requisitos de:
- Integridad.
- Conservación.
- Trazabilidad.
- Inalterabilidad.
- Accesibilidad.
Es decir, no todas las empresas tendrán que enviar automáticamente sus facturas a Hacienda.
¿Quién está obligado?
La normativa afecta prácticamente a todas las empresas y profesionales que utilicen un programa de facturación.
Por ejemplo:
- Empresas industriales.
- Empresas de fabricación.
- Distribuidores.
- Empresas de servicios.
- Ingenierías.
- Instaladores.
- Comercios.
- Hoteles.
- Empresas de mantenimiento.
- Autónomos.
En definitiva, cualquier organización que utilice un software para emitir facturas deberá comprobar que dicho programa cumple la normativa.
¿Quién NO está obligado?
Existen algunas excepciones importantes.
Entre ellas destacan:
- Empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).
- Contribuyentes sometidos a la normativa TicketBAI en los territorios forales del País Vasco, que disponen de su propio sistema.
Si tienes dudas sobre tu situación concreta, conviene consultar con tu asesor fiscal o con tu proveedor de software.
Calendario oficial: ¿Cuándo entra en vigor?
Inicialmente la implantación estaba prevista para 2026.
Sin embargo, el Gobierno amplió los plazos mediante el Real Decreto-ley 15/2025, concediendo un año adicional para facilitar la adaptación de fabricantes de software y empresas.
Las fechas actualmente previstas son:
Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades
Obligatorio a partir del 1 de enero de 2027.
Autónomos y resto de empresarios o profesionales
Obligatorio a partir del 1 de julio de 2027.
Aunque todavía quede margen, conviene no esperar al último momento.
La implantación de un nuevo software requiere planificación, formación y pruebas.
¿Qué cambia respecto a los programas actuales?
Muchos programas de facturación deberán adaptarse para incorporar nuevos mecanismos de seguridad.
Entre los principales cambios destacan:
Registros inalterables
Una vez emitida una factura no podrá modificarse ni eliminarse sin dejar evidencia.
Encadenamiento de registros
Cada factura estará vinculada con la anterior mediante mecanismos criptográficos que garantizan la trazabilidad.
Huella o hash
Cada registro incorpora una huella digital que permite detectar cualquier modificación posterior.
Registro de eventos
El sistema conservará un historial de todas las operaciones realizadas.
Conservación de la información
Los registros deberán mantenerse disponibles para posibles comprobaciones por parte de la Agencia Tributaria.
¿Qué ocurre si necesito corregir una factura?
Con el nuevo sistema no será posible eliminar una factura emitida.
La forma correcta será emitir una factura rectificativa, manteniendo siempre el histórico completo de las operaciones.
Esto mejora la transparencia y evita manipulaciones posteriores.
¿Qué sanciones contempla la normativa?
Este es uno de los aspectos que más preocupa a las empresas.
Para fabricantes y distribuidores de software
La Ley General Tributaria contempla sanciones de hasta 150.000 euros por cada ejercicio para quienes fabriquen, comercialicen o distribuyan programas que incumplan los requisitos legales o permitan alterar la información.
Para empresas y autónomos usuarios
El uso de programas que no cumplan la normativa puede conllevar sanciones de hasta 50.000 euros por cada ejercicio.
Más allá del importe económico, una inspección puede generar costes indirectos importantes derivados del tiempo empleado, revisiones adicionales y necesidad de adaptar el software con urgencia.
VeriFactu y la factura electrónica: ¿son lo mismo?
No.
Y es importante diferenciarlos.
VeriFactu
Controla cómo se generan y registran las facturas.
Su finalidad es garantizar la integridad de la información.
Factura electrónica
Regula cómo se intercambian las facturas entre empresas.
Su objetivo es digitalizar el proceso de intercambio documental.
Son dos proyectos distintos que convivirán en los próximos años.
Una empresa deberá cumplir ambos cuando resulte obligatorio.
VeriFactu y TicketBAI: ¿qué diferencias existen?
También suelen confundirse.
TicketBAI es un sistema específico implantado por las Haciendas Forales del País Vasco.
VeriFactu es la regulación promovida por la Agencia Tributaria para el resto del territorio común.
Aunque ambos persiguen objetivos similares, se trata de normativas diferentes.
¿Cómo saber si tu software está preparado?
Si utilizas un ERP o un programa de facturación conviene plantear estas preguntas a tu proveedor:
- ¿El software cumple el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación?
- ¿Dispondrá de actualización antes de la fecha obligatoria?
- ¿Qué versión debo instalar?
- ¿Será necesario formar a los usuarios?
- ¿Existe algún coste de actualización?
- ¿El sistema trabajará en modalidad VeriFactu o no VeriFactu?
Responder estas cuestiones con tiempo evitará problemas de última hora.
¿Por qué no conviene esperar?
En todas las obligaciones legales ocurre lo mismo.
Los últimos meses concentran la mayor demanda de implantaciones.
Eso suele traducirse en:
- Menor disponibilidad de consultores.
- Mayor presión sobre los departamentos informáticos.
- Menos tiempo para formar a los usuarios.
- Riesgo de retrasos.
- Implantaciones apresuradas.
Planificar la adaptación con antelación siempre resulta más sencillo y económico.
Aprovecha VeriFactu para modernizar tu gestión
Muchas empresas aprovecharán esta obligación para dar un paso más.
En lugar de limitarse a cambiar el programa de facturación, están implantando soluciones ERP que integran:
- Facturación.
- Compras.
- Ventas.
- Almacén.
- Producción.
- Contabilidad.
- CRM.
- Tesorería.
- Informes y cuadros de mando.
Esta integración elimina duplicidades, reduce errores y proporciona información en tiempo real para la toma de decisiones. Solmicro ERP ofrece precisamente esa visión integrada del negocio, unificando la gestión financiera, comercial, logística y de producción en una única plataforma.
¿Cómo puede ayudarte ZP Informática?
En ZP Informática llevamos más de 35 años ayudando a empresas de fabricación, distribución, servicios, hoteles y otros sectores a digitalizar sus procesos de gestión.
Como especialistas en implantación de Solmicro ERP, acompañamos a nuestros clientes en la adaptación a los nuevos requisitos normativos, asegurando que su software de gestión esté preparado para cumplir con la legislación vigente y, al mismo tiempo, aprovechar la oportunidad para mejorar la eficiencia de toda la organización.
Si tienes dudas sobre cómo afecta VeriFactu a tu empresa o quieres saber si tu software está preparado, nuestro equipo puede ayudarte a evaluar tu situación y planificar la adaptación con tiempo.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Tengo que cambiar de ERP?
No necesariamente. Si tu proveedor ofrece una actualización compatible con la normativa, puede ser suficiente.
¿Tengo que enviar todas las facturas a Hacienda?
Solo si utilizas la modalidad VeriFactu. La modalidad no VeriFactu también es válida siempre que el software cumpla el reglamento.
¿Puedo seguir utilizando Excel para facturar?
Dependerá del uso que hagas de él. Si Excel actúa como un simple documento y no como un sistema informático de facturación, la situación puede ser diferente. Conviene analizar cada caso concreto.
¿Qué pasa si espero al último momento?
Probablemente tendrás menos disponibilidad de consultores, menos margen para realizar pruebas y una mayor presión para implantar el cambio.
Conclusión
VeriFactu no debe verse únicamente como una nueva obligación legal.
Es una oportunidad para revisar el sistema de gestión de la empresa, automatizar procesos, mejorar la trazabilidad de la información y prepararse para un entorno cada vez más digital.
La clave está en anticiparse. Las empresas que planifiquen la adaptación con tiempo podrán implantar la solución adecuada sin prisas, formar a sus equipos y convertir un cambio normativo en una ventaja competitiva.
¿Estás seguro de que tu software de facturación estará preparado para VeriFactu cuando llegue el momento?
Si no tienes la respuesta con total certeza, ahora es el mejor momento para comprobarlo.
En ZP Informática analizamos tu sistema actual, resolvemos tus dudas y te ayudamos a planificar la adaptación sin prisas ni sorpresas de última hora.
Contacta con nosotros y descubre si tu empresa está realmente preparada para VeriFactu.